Zaštita podataka kandidata i radnika

Home  >>  Zaštita podataka kandidata i radnika

 

IZJAVA O ZAŠTITI PODATAKA KANDIDATA I RADNIKA

IMA POSLA društvo s ograničenom odgovornošću agencija za zapošljavanje, sa sjedištem u Republici Hrvatskoj, Rijeka, Riva 16, upisano u sudski registar Trgovačkog suda u Rijeci pod matičnim brojem subjekta upisa MBS-04030072, osobni identifikacijski broj (OIB): 42513741513, upisana u knjigu evidencije Agencija za privremeno zapošljavanje pod rednim brojem 53/13 uz dozvolu Ministarstva rada i mirovinskog sustava Republike Hrvatske za obavljanje djelatnosti u svezi sa zapošljavanjem temeljem Rješenja klasa: UP/I-102-02/14-03/03 urbroj: 524-03-02-01/5-14-5 (u daljnjem tekstu: Društvo i/ili IMA POSLA d.o.o.) u svrhu urednog pružanja usluga iz svoje registrirane djelatnosti prikuplja i obrađuje vaše osobne podatke.

IMA POSLA d.o.o. sukladno Uredbi (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Službeni list Europske unije L 119, 4.5.2016., str. 1., u daljnjem tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka), koja je u punoj primjeni od dana 25. svibnja 2018. godine u Republici Hrvatskoj i svim zemljama članicama Europske unije, kao i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (Narodne novine broj 42/18, u daljnjem tekstu: Zakon) odnosno sukladno pravnom okviru zaštite osobnih podataka u Republici Hrvatskoj i Europskoj uniji te najboljoj europskoj praksi, se obvezuje štititi i poštovati vašu privatnost.

U ovoj Izjavi o zaštiti privatnosti kandidata i radnika (u daljnjem tekstu: Izjava) opisana su vaša prava o privatnosti u odnosu na vaše podatke koje obrađujemo kao i koraci koje poduzimamo kako bismo zaštitili vašu privatnost.  Molimo da ovu Izjavu pažljivo pročitate.

Kazalo

Obrazloženje nazivlja

Koje osobne podatke IMA POSLA d.o.o. prikuplja i obrađuje?

Zašto koristimo vaše osobne podatke?

Kako to uređuju propisi?

Jeste li nam obvezni dati osobne podatke koje tražimo?

Obrađujemo li vaše osobne podatke bez ikakvog ljudskog posredovanja?

Koliko dugo čuvate moje osobne podatke?

Prenosimo li vaše osobne podatke trećima?

Prenosimo li vaše osobne podatke izvan Europske unije?

Koja su vaša prava?

Kakva je zaštita osobnih podataka u IMA POSLA sustavima?

Kako mijenjamo ovu Izjavu?

 

Obrazloženje nazivlja

Prije svega trebamo pojasnili značenje pojedinih riječi u ovoj Izjavi.

Možda se čini očitim, no u ovoj Izjavi obraćat ćemo vam se kao „Kandidat“, “Radnik” ili „Vi“.

Kada govorimo o „nama“ ili  „društvu“ mislimo na IMA POSLA d.o.o.

IMA POSLA d.o.o. pruža različite usluge s područja ljudskih potencijala (Human Resources) kao što su: zapošljavanje, ustupanje  radnika, obrada plaća, traženje i selekcija kadrova, testiranja, karijerne transformacije, razvoj talenta, osposobljavanje i obrazovanje, outplacement i međunarodna mobilnost („naše djelatnosti“).

U obavljanju naših djelatnosti koristimo više IT sustava. U nekim slučajevima pružamo kandidatima/osoblju uslugu našeg internet portal (internet stranice). Portal vam omogućuje pretraživanje i prijavljivanje na poslove koje oglašava IMA POSLA d.o.o. i koji odgovaraju vašim interesima, sposobnostima i/ili iskustvima na područjima za koja ste izrazili interes za rad.

Konačno, ovo je Izjava o podacima o ljudima kao što ste vi i vaša obitelj. Sadrži činjenice o vama, ali i mišljenja drugih o vama i vaša mišljenja. Ne radi se o podacima o IMA POSLA d.o.o. (iako se ponekad ovi podaci preklapaju). Ova vrsta podataka se ponekad naziva „osobni podaci“, osobni identifikacijski podaci“ ili „OIP“. U ovoj Izjavi koristimo naziv „osobni podatak“.

Koje osobne podatke IMA POSLA d.o.o. prikuplja i obrađuje?

Osobne podatke koje IMA POSLA d.o.o. prikuplja i obrađuje uključujući, ali nije ograničeno na:

  • vaše ime, datum i mjesto rođenja, podatke za kontakt i kvalifikacije (obrazovanje, tečajevi i stažiranja), dokumente koji dokazuju vaš identitet i pravo na rad i sve druge podatke koje ste naveli u vašem životopisu
  • ako se prijavite nama koristeći vaš LinkedIn ili bilo koji račun na društvenim mrežama: podatke vašega profila;
  • ako nas kontaktirate u nekim slučajevima sačuvat ćemo zapis o toj korespondenciji
  • povratne obavijesti o vama našeg osoblja i trećih osoba; mi obično čuvamo i zapis kada vi dajete povratne obavijesti o drugima te je to također osobni podatak o vama (radi se o vašem mišljenju, tvz. referencije);
  • možemo također prikupljati podatke o vašim posjetima našim internetskim stranicama/Portalu uključujući (bez ograničenja na) vašu IP adresu, podatke o pretraživaču, vremenske oznake, lokacije, podatke o prometu u državi, lokacijske podatke, mrežne dnevnike i ostale komunikacijske podatke te izvore kojima pristupate. Pomoću ovih podataka vaš posjet naših internetskih stranica/Portala bit će jednostavniji i za ubuduće. Mogli bismo vam, na primjer, predložiti poslove kojima upravljaju podružnice u blizini mjesta gdje ste se nalazili kada ste s nama ostvarili kontakt:
  • mogli bismo također prikupljati obavijesti u marketinške svrhe i analize, uključujući obavijesti o vašim odgovorima na elektroničku poštu, sms, telefon i ostale marketinške kampanje;
  • fotografije i video zapise vaše pristupnosti na treninzima ili sličnim događajima (na tim događajima imat ćete mogućnost tražiti da vas se ne snima ili fotografira);
  • podatke o invalidnosti i prilagodbama koje bismo trebali uzeti u obzir na vašem radnom mjestu; i
  • u nekim slučajevima prikupljat ćemo također osjetljive osobne podatke kada nam je to dopušteno na temelju propisa (u određenim državama pitat ćemo vas o vašoj prošlosti u svrhu praćenja jednakih mogućnosti).

Zašto koristimo vaše osobne podatke?

IMA POSLA d.o.o. prikuplja i obrađuje osobne podatke:

  1. kako bi vam pružilo usluge koje od nas očekujete, kao što su traženje primjerenog posla/ustupanja na koje bi se prijavili, pomoć kod osposobljavanja ili olakšavanje postupka prijave na poslove/ustupanja. Ovo uključuje slanje vašeg životopisa potencijalnim poslodavcima na razmatranje i obavještavanje vas o budućim mogućnostima rada putem elektroničke pošte, telefona, pošte i/ili drugih komunikacijskih metoda;
  2. uz vašu suglasnost možemo vaše kontakte koristiti u svrhu izravnoga marketinga, na primjer putem elektroničke pošte, poruka ili telefona;
  3. za daljnji razvoj, testiranje i poboljšavanje naših mrežnih stranica/Portala ili ostalih postojećih ili novih sustava/postupaka kako bi vam time pružili bolje usluge; to se provodi pretežno u kontekstu novih informacijsko-tehnoloških (IT) sustava i postupaka tako da obavijesti o vama mogu biti korištene kod testiranja onih novih IT sustava i postupaka kada s imaginarnim podacima (tzv. dummy data) nije moguće u cijelosti ostvariti djelovanje novog IT sustava.
  4. u svrhu proučavanja i statistička te analitička istraživanja, na primjer za usporedbu učinkovitosti našeg posredovanja kandidata u različitim poslovnim sektorima i na različitim geografskim područjima te za identifikaciju čimbenika koji bi mogli utjecati na te identificirane razlike;
  5. za prijenos podataka trećim stranama (vidjeti ispod);
  6. za ispunjavanje pravnih obveza kada je to potrebno; i
  7. vaše podatke možemo također obraditi:
  8. za unaprjeđivanje sigurnosti i zaštite ljudi, prostora, sustava i opreme;
  9. za praćenje usklađenosti s internim politikama i postupcima;
  10. za upravljanje komunikacijskim i ostalim sustavima koje koristi IMA POSLA d.o.o. (uključujući unutarnje baze podataka o kontaktima);
  11. za ispitivanje i odgovaranje na incidente i pritužbe;
  12. u slučaju postojanja fotografija ili video zapisa tečajevi osposobljavanja, za unutarnje izvještavanje o tome da su se tečajevi održali i o njihovom sadržaju (na primjer u unutarnjim usklađivanjima) te također za unutarnje trženje sličnih tečajeva te vanjsko trženje istih trećim osobama;
  13. za ispunjavanje obveza i prava te suradnju u istražnim postupcima koje provodi policija i druga prekršajna ili regulatorna tijela: i
  14. za sudjelovanje u mogućim kupovinama ili prodajama ili zajedničkom poduzetništvu, svih ili nekih dijelova poslovanja ili društva.

Kako to uređuju propisi?

Zakonom smo dužni imati zakonsku osnovu za obradu vaših osobnih podataka.

Prilikom rada za IMA POSLA d.o.o. ili putem IMA POSLA d.o.o. obrada osobnih podataka za sve ove svrhe temelji se na obradi koja je potrebna za izvršenje ugovora kojih je ispitanik stranka (svrhe 1 i 6-7), obradi koja je potrebna za udovoljavanje zakonskim ili regulatornim obvezama (svrhe 6-7) i/ili obradi neophodnoj legitimnim interesima IMA POSLA d.o.o. u ostvarivanju svojih temeljnih prava i temeljnih prava svojih zaposlenika za vođenje poslovanja na način koji neopravdano ne utječe na vaše interese ili temeljna prava i slobode (svrhe 1-5 i 7). Kada je obrada neophodna za legitimne interese IMA POSLA d.o.o., osiguravamo da se obrada provodi na način da naši interesi za obradom nadmašuju interes svakog pojedinca. Daljnju obradu vaših osobnih podataka na osnovama različitima od navedenih temeljiti ćemo samo na vašoj suglasnosti. ( osnova za daljnju obradu)

Jeste li nam obvezni dati osobne podatke koje tražimo?

Niste nam obvezni dati vaše osobne podatke, međutim, ukoliko nemamo vaše osobne podatke gotovo je nemoguće ostvariti poslovnu suradnju niti vam možemo pružimo naše usluge.

Obrađujemo li vaše osobne podatke bez ikakvog ljudskog posredovanja?  

S vremena na vrijeme obrađujemo vaše osobne podatke bez ljudskog posredovanja. IMA POSLA d.o.o. može koristiti automatizirane sustave/obrade i automatizirano donošenje odluka (kao što je profiliranje) kako bi poslovnim klijentima i vama pružili tražene usluge. Primjerice, kada naši poslovni klijenti traže kandidate za posao možemo pretražiti naše postojeće liste kandidata korištenjem automatiziranih kriterija koji uzimaju u obzir vašu dostupnost, vještine, plaću te u nekim slučajevima prethodne povratne informacije koje smo dobili od naših poslovnih klijenata kako bismo sastavili popis odabranih kandidata koji rangira kandidate koji na najbolji način zadovoljavaju potrebe poslovnog klijenta. To znači da ponekad vaša pozicija u rangiranju može biti viša nego pozicija drugih kandidata ovisno o tome kako se navedeni čimbenici podudaraju s potrebama poslovnog klijenta.

Koliko dugo čuvate moje osobne podatke?

IMA POSLA d.o.o. pohranjuje vaše osobne podatke na razdoblje do 2 godine od vaše registracije. Ukoliko ste uspješno pronašli posao preko nas, IMA POSLA d.o.o. će morati duže zadržati vaše osobne podatke kako bi udovoljio važećim pravnim i ugovornim obvezama. Općenito pohranjujemo vaše osobne podatke koji se odnose na poreze i financijske podatke na razdoblje od 11 godina,  podatke koji se odnose na ugovore o radu i platne liste te plaću trajno, dok ostale osobne podatke pohranjujemo na razdoblje u kojem je u vezi tih podataka moguće voditi pravne postupke.

Prenosimo li vaše osobne podatke trećima?

Kako smo ranije naveli, otkrivamo vaše osobne podatke trećima kako bi ispunili ranije navedene svrhe. To činimo u sljedećim slučajevima:

  • Dobavljačima. Možemo, primjerice, uključiti dobavljača da za nas obavlja administrativne ili operativne poslove kako bi unaprijedili odnos s vama. Dobavljač(i) će biti vezani ugovornim i zakonskim obvezama u svrhu zaštite povjerljivosti vaših osobnih podataka te će imati pristup samo vašim osobnim podacima za potrebe obavljanja njihovih funkcija; relevantni dobavljači su osobito informacijsko-tehnološki (IT) dobavljači ( koji pružaju ili su podrška našim IT sustavima, uključujući podatke o vama), društva za upravljanje poslovnim objektima (brinu o fizičkoj sigurnosti u našim poslovnim objektima stoga će biti upoznati s vašim identitetom kako bi vi imali pristup našim poslovnim objektima) i pružatelji usluga financijskog i računovodstvenog menadžmenta (koji bi mogli obrađivati osobne podatke o kandidatima u svrhu obračuna plaća i potraživanja) Također možemo angažirati dobavljače koji pružaju usluge i rješenja IT tehnologije, uključujući video intervjue  i alate za procjenu vještina.
  • Našim poslovnim klijentima/budućim poslodavcima: dijelit ćemo vaše osobne podatke našim poslovnim klijentima koji nude poslove/zadatke koje bi vas mogli zanimati, odnosno koji su zainteresirani vašim profilom. Oni su obvezani ugovornim i drugim obvezama o povjerljivosti u odnosu na vaše osobne podatke.
  • Dijeliti ćemo vaše osobne podatke vladinim tijelima, policiji, regulatornim ili tijelima za provedbu zakona ako utvrdimo, isključivo na temelju vlastite procjene, da smo zakonski obvezni odnosno ovlašteni tako postupiti ili ukoliko bi to bilo razumno učiniti, i
  • Kao dio dubinske analize koja se odnosi na (ili provedbu) spajanje, stjecanje ili druge poslovne transakcije možda ćemo morati dati vaše osobne podatke potencijalnom prodavatelju ili kupcu te njihovim savjetnicima.

Prenosimo li vaše osobne podatke izvan Europske unije?

Vaše podatke prenositi ćemo izvan EU samo u zemlje za koje Europska komisija odluči da osiguravaju odgovarajuću razinu zaštite ( popis tih zemalja dostupan je na http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm  ili u zemlje u kojima je IMA POSLA d.o.o.

poduzela odgovarajuće mjere zaštite kako bi se osigurala privatnost vaših podataka (za koje koristimo obrasce ugovora za prijenos podataka koje je odobrila Europska komisija, primjerci su dostupni na http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm ).

 Koja su vaša prava?

  • Pravo na pristup i dobivanje kopije vaših osobnih podataka koji se obrađuju

Imate pravo tražiti potvrdu da li obrađujemo bilo koji od vaših osobnih podataka. U slučaju kada obrađujemo vaše osobne podatke, možete ostvariti pristup vašim osobnim podacima i određenim informacijama o tome kako ih obrađujemo. U određenim slučajevima možete zatražiti da vam pošaljemo kopiju vaših podataka u elektroničkom obliku.

  • Pravo na ispravak vaših osobnih podataka

Ukoliko dokažete da osobni podaci koje posjedujemo o vama nisu točni, možete zatražiti ispravak netočnih osobnih podataka koje se na vas odnose. Predlažemo da pristupite self-service Portalu i ukoliko je moguće direktno ažurirate vaše osobne podatke

  • Pravo na brisanje („pravo na zaborav“):

U određenim okolnostima imate pravo zatražiti da ograničimo obradu vaših osobnih podataka i / ili brisanje osobnih podataka koji se na vas odnose. Zahtjev za brisanjem osobnih podataka koji se na vas odnose možete podnijeti u bilo kojem trenutku, a IMA POSLA d.o.o. će procijeniti da li vaš zahtjev za brisanjem treba odobriti. Pravo na brisanje  uvjetovano je zakonskim pravima ili obvezama koje možda moramo poštivati radi zadržavanja podataka. U slučajevima kada,  sukladno zakonu, utvrdimo da zahtjev za brisanjem vaših osobnih podataka treba odobriti, IMA POSLA d.o.o. će to učiniti bez nepotrebnog odgađanja. Molimo imajte na umu da jednom kad se vaši osobni podaci obrišu – IMA POSLA d.o.o. vam neće moći pružati usluge. Ukoliko se želite ponovno registrirati u IMA POSLA d.o.o., morat ćete ponovno unijeti vaše osobne podatke.

  • Pravo na prigovor

Ukoliko se naša obrada vaših osobnih podataka temelji na legitimnom interesu IMA POSLA d.o.o. (i na niti jednoj drugoj osnovi) ili se obrada odnosi na direktni marketing, imate pravo na prigovor protiv takve obrade na temelju vaše posebne situacije.

U svrhu ostvarivanja vaših prava, možete nas kontaktirati putem e-pošte na sljedeću  e-mail adresu:

zastita.osobnih.podataka@imaposla.hr

Ukoliko nam se obratite e-poštom u svrhu ostvarivanja vaših prava, IMA POSLA d.o.o. vas može zatražiti identifikaciju prije postupanja po vašem zahtjevu.

U pogledu obrade vaših osobnih podataka također imate pravo na pritužbu kod vašeg lokalnog tijela za zaštitu osobnih podataka prema mjestu gdje živite ili radite, odnosno prema mjestu gdje smatrate da je došlo do problema u vezi s vašim osobnim podacima.

Kakva je zaštita osobnih podataka u IMA POSLA d.o.o. sustavima? 

Vi ste odgovorni za sigurnu pohranu vaših podataka za prijavu na našu internet stranicu, a posebno za zaporku koju smo vam dodijelili ili koju ste sami odabrali u slučaju da smo Vam ju dodijelili. Ove vjerodajnice za prijavu su za vašu vlastitu uporabu. Niste ovlašteni dijeliti vaše vjerodajnice ili druge detalje vašega računa s drugim osobama.

Kako nas možete kontaktirati?

Ako imate pitanja u vezi ove Izjave ili biste željeli dodatne obavijesti o načinu zaštite vaših osobnih podataka (na primjer kada ih iznosimo izvan Europske unije) i/ili ako želite kontaktirati službenika za zaštitu osobnih podatka u IMA POSLA d.o.o., molimo vas pošaljite nam elektronsku poštu na zastita.osobnih.podataka@imaposla.hr

Kako mijenjamo ovu Izjavu?

Uvjeti ove Izjave mogu se mijenjati s vremena na vrijeme. Mi ćemo objaviti svaku promjenu ove Izjave putem odgovarajućih obavijesti na ovoj internetskoj stranici ili kontaktirajući vas putem drugih komunikacijskih kanala.

U Rijeci, 23.05.2018. godine.

Za IMA POSLA d.o.o.

Tomislav Šprem, član Uprave                                                      Zdenko Šošić, član Uprave